دسترسی و مديريت سريعتر اطلاعات   Outlook 2003

برنامه Outlook بعنوان يک برنامه مديريت اطلاعات شخصی توانسته توجه اشخاص و صاحبان کسب و کار را به خود جلب کند و بعنوان يک عضو برجسته بسته Office هميشه در کانون توجه قرار بگيرد و مايکروسافت نيز همواره سعی کرده با بهبود و افزودن امکانات جديد نيازها و توقعات مشتريان اين برنامه را پوشش دهد و شايد امکاناتی که اين برنامه در صورت استفاده از آن بعنوان Client سرويس دهنده Exchange در اختيار قرار ميدهد بسياری از سازمانها و موسسات در کشورهای توسعه يافته را ترغيب به بکارگيری اين برنامه نموده است. آخرين نسخه ارائه شده اين برنامه مربوط به نسخه Office XP بود که تغييرات زيادی نسبت به نسخه 2000 آن نداشت ولی شاهد تغييرات اساسی در ظاهر و نحوه دسترسی به اطلاعات در نسخه جديد آن که در Office 2003 ارائه شده است هستيم:

نمای کلی
همانطور که ملاحظه ميشود در اين نسخه نمای کلی از سه قاب عمودی تشکيل شده که نمای سمت راست نمای نمایش محتوی پست الکترونیکی است. در نسخه های قبلی این نما حالتی افقی در پایین صفحه داشت و Preview Pane نامگذاری شده بود درحاليکه در نسخه جديد از آن بعنوان Reading Pane نام برده ميشود و امکان جابجا کردن آن متناسب با سلیقه های مختلف در نظر گرفته شده است. اصولاً مايکروسافت در نسخه جدید برنامه های Office خود توجه خاصی به سهولت خواندن اسناد ديجيتال کرده است و در برنامه Word نيز يک مد خواندن قرار داده که متنها را با کيفيت و وضوح متفاوتی جهت خواندن و مرور مطالب نمايش ميدهد.
قاب وسط، نامه ها را بر اساس روز، هفته، ماه و سال دريافت دسته بندی ميکند که دسترسی به نامه ها را نظم خاصی ميبخشد.
قاب سمت چپ، قسمت اصلی Outlook برای دسترسی به اطلاعات و امکانات مختلف Outlook است که از بالا به ترتيب شامل Shortcuts، Folder Lists، Notes، Tasks، Contacts، Calendar، Mail ميباشد که توجه اين مقاله به Mail ميباشد.
Mail خود به دو قسمت All Mail Folders و Favorite Folders تقسيم شده است و خواهيم ديد که چگونه Favorite Folders به ما در مديريت و دسترسی به اطلاعات ياری ميرساند.

Unread Mail
ايجاد پوشه های گوناگون برای مديريت بهتر نامه های الکترونیکی روشی است که کاربران Outlook از آن استفاده ميکنند و اين کار باعث ايجاد يک ساختار سلسله مراتبی و بعضاً پيچيده ميشود. شايد ميخواهيد تمام نامه هایی که از يک شخص خاص دريافت ميکنيد به دلیل اهميت آن در يک پوشه مجزا ذخيره شود و يا اينکه ميخواهيد نامه های مربوط به هر يک از پروژه های شما در يک پوشه خاص قرار بگيرند و يا عضو چندين خبرنامه الکترونیکی هستيد و هر يک از اين خبرنامه ها متناسب با موضوع يا ارسال کننده در يک پوشه خاص قرار ميگيرند و شايد به دلایل ديگری شما مبادرت به ايجاد پوشه های مختلف جهت نگهداری نامه های الکترونیکی نماييد. وقتی که چنين ساختار پيچيده ای ايجاد شود شما مسلماً از Message Rules کمک ميگيريد تا بصورت خودکار نامه هایی که دريافت ميکنيد به پوشه های مورد نظر هدايت شوند که کاری است کاملاً منطقی تا اينکه هر بار بصورت دستی اقدام به جابجایی کنيد. مشکلی که اينجا بروز ميکند اين است که حالا نامه های خوانده نشده شما در شاخه های به هم پيچيده پوشه ها قرار دارند و گاهی ممکن است از ديد شما خارج شوند و يا اينکه پويش در اين پوشه ها کاری وقت گير و عذاب آور باشد!
حالا در Outlook 2003 نگاهی به قاب سمت چپ بیاندازيم... در بالای قاب يک قسمت بنام Favorite Folders وجود دارد که با کمی کار کردن متوجه ميشويد که تا چه حد گزينه های اين قسمت شما را در نگهداری اطلاعات، مديريت آنها و رسيدگی به امور ياری ميکند!
شخصاً عضو تعدادی خبرنامه هستم که بصورت هفتگی و ماهانه برايم ارسال ميشوند که هر کدام به يک پوشه خاص ارسال ميشوند و گاهی چندين روز طول ميکشد تا فرصت خواند اين نامه های را پيدا کنم  و بعضاً پيش آمده که فراموش کردم که چنين نامه ای دريافت کرده ام ولی Outlook 2003 به کمک گزينه Unread Mail اين محدوديت را رفع کرده است. تمام نامه های الکترونيکی ناخوانده با ذکر محل استقرار و تعداد در اين قسمت جای دارند و ديگر نيازی نيست درون ساختار درختی پوشه ها به جستجو بپردازيم.
 

For Follow Up
مشکل بعدی که اغلب با آن سرو کله ميزنيم مساله Unread شدن نامه هاست که معمولا يا با تغيير تنظيمات Outlook سعی ميکنيم زمانی که يک نامه طول ميکشد به حالت Unread تغيير وضعيت دهد را تغيير دهيم و يا بصورت دستی اقدام به Unread نمودن آنها ميکنيم که در هر حالت نياز به دخالت ما و صرف زمانی برای نظم بخشيدن به اين امور  دارد. For Follow Up تمام نامه هايی که برای پيگيری و يا توجه علامت گذاری شده اند را نمايش ميدهد:

علامت گذاری ساده تر نامه ها
نکته بعدی اينکه در اين نسخه علامت گذاری (Flag) نامه ها در حد يک کليک ساده شده است، فقط کافيست بر روی نماد پرچمی که در سمت راست هر نامه نمايش داده شده يک بار کليک کنيم و يا اگر ميخواهيم با توجه به اهميت و اولويت نامها پرچمهای گوناگونی انتخاب کنيم بايد بر روی همان نماد سمت راست دکمه سمت راست را بزنيم:

Large Mail
يکی از مسائلی که هميشه بايد به آن توجه داشته باشيم حجمی است که اطلاعات ما در Outlook اشغال ميکنند. بيشتر اين حجم مربوط به نامه های دريافت شده و ارسال شده است و خیلی خوب بود اگر ميشد با يک روش سريع در کمترين زمان هميشه از نامه های با حجم بالا مطلع بشويم که اين کار در نسخه جدید Outlook صورت گرفته است:

گزينه Large Mail خیلی راحت و سريع در يک نگاه به ما تمام نامه های با حجم بالا را با يک دسته بندی بر اساس ميزان حجم نمايش ميدهد و ميتوانيم خيلی راحت نامه های غير ضروری را حذف کنيم.

Search Folders
اما آنچه که درباره Unread Mail، Follow Up و Large Mail گفته شد حاصل گزينه جديدی است بنام Search Folder که در قسمت پايين All Mail Folders قرار دارد. این گزينه جديد امکان ايجاد پوشه های جديد که اطلاعات را بصورت فيلتر شده نمايش ميدهند برای ما فراهم ميکنند. شايد متناسب با نيازهایتان لازم باشد به غير از گزينه های بالا گزينه های جدیدی نيز ايجاد کنيد. بعنوان مثال من دوست داشتم تمام نامه ها که دارای Attachment ميباشند در يک پوشه نشان داده شوند که به راحتی به کمک Serach Folder امکانپذير است:

نامه های حجيم نميتوانند فعاليتهايمان را متوقف کنند!
يکی از مشکلات ما اين است که هنوز امکانات فراهم نشده تا حداقل صاحبان کسب و کار از خطوط با پهنای باند بالا برای اتصال به اينترنت استفاده کنند لذا صاحبان کسب و کار بايد همسطح با کاربران خانگی از خطوط Dial-Up کنند. تا بحال پيش آمده که منتظر يک نامه مهمی باشيد ولی وجود يک نامه با حجم بالا باعث شده تا همه نامه ها در پشت اين نامه پر حجم در انتظار باشند و از بخت بد هر ده دقيقه يکبار هم ارتباطمان را از دست بدهيم؟!
اگر با چنين معضلی قبلاً برخورد داشته ايد بدانيد و آگاه باشيد که Outlook 2003 برای شما اين امکان را فراهم کرده که خيلی سريع و با دو کليک در چنین شرايطی فقط Header نامه ها را دريافت کند و شما ميتوانيد بعد از دريافت سريع Headerها آنهایی که نياز داريد را Download کنيد:

Junk E-mail
نامه هايی که برای دريافت آنها از کسی درخواستی نکرده ايم و افرادی که خودشان را خیلی باهوش فرض ميکنند و برای محصولات بی ارزش خود از بی ارزش ترين روش تبليغات استفاده ميکنند! شما هم حتماً گرفتار اين مساله شده ايد. وضعيت کنترل اين نامه ها در Outlook 2003 بهینه شده و خیلی راحت ميتوان نامه های مزاحم را به فهرست Junk Email اضافه کرد.

ترفند ديگری که مايکروسافت در Outlook 2003 به آن روی آورده تا کاربران کمتر در تله Junk Mail گرفتار شوند عدم Download تصاوير در نامه ها بصورت يک تنظيم پيشفرض است که باعث ميشود هيچ درخواستی از طرف شما به يک منبع خارجی برای دريافت فايل ارسال نشود.

قرار دادن تصوير در Contacts
شايد اين آخرين مطلب هيچ تناسبی با مطالب گفته شده نداشته باشد چراکه فقط سعی شد درباره امکانات پست الکترونیکی Outlook 2003 صحبت شود ولی امکان جالب ديگری که در اين نسخه افزوده شده، قرار دادن تصوير در دفترچه آدرسها است:

مسلماً Outlook 2003 برنامه ای است با قابليتها و امکانات بالا که فقط ارزش اين امکانات و قابليتها در محيطهای با نيازهای الکترونيکی و ارتباطی بالا  حس ميشود و آنچه در اينجا گفته شد مربوط به قسمت ناچيزی از اين برنامه بود که مخاطب بيشتری دارد.