مقدمه :

نرم افزار Ms-Word   یکی از نرم افزارهای پیشرفته در نگارش متون می باشد مطالب که به شرح آن می پردازیم خلاصه ای از مطالب آن می باشد به به زبان ساده برای شما تهیه شده است امید است مورد استفاده شما سروران گرامی قرار گیرد

با اجرای برنامه  Ms-Word   یک برگ سفید آماده نوشتن و تایپ کردن در اختیار ما قرار داده میشود که مامی توانیم در آن  شروع  به تایپ  کنیم  و با دستورات و فرامین که در جزوه است یک متن زیبا و مناسب تهیه نماییم

دستور  Undo    :

برای باز گرداندن آخرین تغییرات انجام شده کافی است در نوار ابزار Standard   روی دکمه  Undo   کلیک کنید  جهت مشاهده آخرین تغییرات انجام شده میتوان از علامت پیکان رو به پایین در کنار دکمه  Undo   استفاده کرد

دستور Redo    :

اگر فعالیتی را  Undo   کنید می توانید با کلیک روی دکمه  Redo   باردیگر آن را انجام دهید توان از علامت پیکان رو به پایین در کنار دکمه Redo   استفاده کرد

دستور Select   :

استفاده از صفحه کلید :   از این فرمان برای انتخاب تمام یا بخشی از سند (  متن )  استفاده می شود  جهت انخاب  یک بلوک متنی علامت کرزر (ا شاره گر ) یا نقطه درج را  روی متنی که می خواهید انتخاب کنید  قرار دهید  کلید Shift   را پایین نگه داشته و با استفده از کلید های جهت دار  چپ   راست  بالا  و  پایین   صفحه کلید استفاده می کنیم  و لغت یا عبارت مورد نظر را انتخاب می کنیم( با این عمل متن سیاه  میشود )

استفاده از موس :   در این حالت  مکان نما را به ابتدای  متن مورد نظر برده کلید سمت چپ موس را پایین نگه داشته و در جهت افقی یا عمودی حرکت  ودر آخر کلید سمت چپ را رها  می کنیم

روش های   کپی -  بریدن  -  چسباندن  و حذف  متن

با استفاده  از   روش  Cut      و  Past   می توان متنی را از  یک قسمت سند به قسمت دیگر انتقال داد  متنی  که Cut   میشود  دیگر در سند دیده نمی شود  ولی در حافظه  بنام  Office  Clipboard     وجود دارد

با استفاده  از   روش  Copy      و  Past   می توان متنی را از  یک قسمت سند به قسمت دیگر کپی  نمود

کپی کردن نیز مشابه  جابجا کردن است با این تفاوت که در کپی نسخه اصلی در مکان خود باقی می ماند

چیدن و تنظیم متن :

برای چیدن متن  در یک یا چند پاراگراف  ابتدا  پاراگراف  های مورد نظر را در حال انتخاب  شده قرار  می دهیم  سپس یکی از دکمه های مربوط را در نوار ابزار  Formatting        کلیک ( راست چین – چپ چین – وسط چین – تراز ) می کنیم

روش دیگر از منوی اصلی  گزینه   Formation    و سپس   Paragraph   رانتخاب  واز پنجره  ظاهر شده  در قسمت General    میتوان  متن را به صورت راست چین – چپ چین – وسط چین – تراز    تنظیم نمود

شماره گذاری  و علامت گذاری فهرست ها

علامت گذاری برای مشخص کردن بخش ها ی مهم متن  می باشد

 1- یکی از دکمه های  Numbering   یا   Bullets   را در نوار ابزار   Formatting    کلیک کنید

2- متن مورد نظر تایپ کنید

3- برای درج علامت  یا شماره  بعدی کلید  Enter   را بزنید

برای متوقف کردن درج شماره ها و عددها  ابتدا  کلید  Enter   را بزنید  و سپس  با استفاده  از کلید  Backspace       آخرین  علامت  یا شماره  ایجاد شده را پاک کنید

آشنایی با نحوه  تغییر  فاصله  بین خط ها :

برای تعیین فاصله بین خط ها در متن  ابتدا  متن را با روش گفته شده انتخاب نمایید  گزینه  Paragraph     را از منوی  Format     از منوبار بالای صفحه انتخاب تا پنجره محاوره ای  Paragraph     باز شود  از این پنجره  گزینه  Line  Spacing    را انتخاب نمایید   این گزینه ها عبارتند از : 

1-2- Single  Spacing    فضای لازم  جهت  بلند ترین  کاراکتر  خط  را ایجاد می کند

2-2- 1.5  Line  Spacing   یک ونیم برابر اندازه  فونت  بین خطوط فاصله  ایجاد می کند

( در صوت  انتخاب  At Least   ---      Exactly    و یا  Multiple    عددی را در کادر   At    وارد نمایید )

2-3-  Double – Spacing   دوبرابر اندازه  فونت بین خطوط فاصله گذاری می کند

2-4-  At Least  : در این حالت حداقل فاصله  که  Ms-Word   می تواند فاصله گذاری بین خطوط را جهت قرار دادن کاراکترهای بلند قبول کند بر حسب نقطه  وارد میشود

2-5- Exactly  : مقدار فاصله دقیق بین خطوط را بر حسب نقطه با انتخاب این گزینه وارد کنید

2-6-   Multiple  : عددی را وارد نمایید که فاصله بین خطوط  را مشخص کند

با  دکمه  Ok   جهت اعمال تغییرات کلیک نمایید

تعیین  فا صله قبل و بعد از هر پاراگراف :

تمام یا قسمتی از متن را که میخواهید  فاصله قبل و بعد آن را تغییر دهید  انتخاب (Select) کنید

گزینه  Paragraph     را از منوی  Format     از منوبار بالای صفحه  انتخاب تا پنجره محاوره ای  Paragraph     باز شود  از این پنجره   در قسمت   Spacing     کادرهای       After و    Before     را با عدد پر کنید  و دکمه Ok   را بزنید

استفاده از علامت جدا سازی صفحه :

سریعترین راه برای این کار ترکیب کلید کنترل و اینتر( Ctrl + Enter  )   است  یعنی کلید Ctrl   را گرفته  و کلید Enter   را می زنید  جدا سازی صفحه به صورت یک خط افقی منفرد درصفحه نمایش  است در چاپ این خط چاپ نمی شود

برای حذف خط جدا سازی بعد از کلیک  میتوان دکمه Delete   را بزنید

برای جدا سازی میتوان از منو بار گزینه Insert   و سپس گزینه Break   را انتخاب کنید از پنجره ظاهر شده  Page Break    و سپس  Ok   را بزنید

تنظیم قلم و اندازه آن :

در نوار ابزار Formatting از کادر Font      یا     Font Size      میتوان نوع قلم  و اندازه  آن را تغییر داد 

از منوبار گزینه Format   گزینه Font   رانتخاب می کنیم در پنجره باز شده میتوان در قسمت  Font  تمام مراحل بالا را نیز انجام داد نقطه درج (اشاره گر) را در محل مورد نظر می بریم سپس در نوار ابزار Formatting از کادر Font      یا     Font Size     میتوان نوع قلم  و اندازه  آن را انتخاب کنید اگر متن را نوشته اید آن را انتخاب کنید سپس در نوار ابزار Formatting از کادر Font     یا    Font Size    میتوان نوع قلم  و اندازه  آن را انتخاب کنید

نحوه  پر رنگ کردن    Bold    خمیده  یا ایتاتیک Italic   زیر خط دار Underline  :

برای فعال کردن حالت پر رنگ     از آیکن B    در  نوار Formation  و یا از کلید  B+Curl      استفاده می کنیم

برای فعال کردن حالت ایتالیک    از آیکن    I   در  نوار Formation  و یا از کلید  I+Curl      استفاده می کنیم

برای فعال کردن حالت زیرخط دار از  آیکنU     در  نوار Formation  و یا از کلید U+Curl      استفاده می کنیم

جلوه های ویژه  Ms-Word   :

از منوبار گزینه Format   گزینه Font   رانتخاب می کنیم در پنجره باز شده میتوان در قسمت  Effect    جلوه های ویژه وجود دارد که با علامت دار کردن مربع های موجود میتوان تغییرات را در نمونه موجود در کادر زیر پنجره مشاهده کرد بعد از انتخاب دکمه Ok   را انتخاب تا تغییرات ثبت شود

جستجو و جایگزینی در متن نوشته شده :

Find   : به شما کمک میکند که یک کلمه یا واژه را در یک متن جستجوی نمایید

Replace   : قابلیت جستجو را گسترش می دهد و قادر خواهید بود بعد از پیدا کردن کلمه مورد نظر آن را با یک کلمه یا عبارت دیگر تعویض نمایید

روش کار جستجو  :  گزینه Find   را از منوی  Edit  انتخاب نمایید  یا از ترکیب کلید    Ctrl+F    استفاده کنید

تا پنجره  Find  And  Replace    نمایان گردد سپس متن مورد نظر را در کادر متنی  Find What   تایپ کنید و سپس  دکمه Find Next     را بزنید تا واژه پرداز Ms-Word   به جستجو  در متن به پردازد  ضمنا برای پیدا کردن موارد بعدی در متن  از دکمه Find  Next   استفاده کنید

روش کار جستجو  و جایگزین کردن  :  گزینه Replace   را از منوی  Edit  انتخاب نمایید  یا از ترکیب کلید    Ctrl+H    استفاده کنید  تا پنجره  Find  And  Replace    نمایان گردد  سپس متن مورد نظر را در کادر متنی  Find What   تایپ کنید و در قسمت Replace  With   متنی که باید جایگزین شود مینویسید  و سپس  دکمه Find Next     را بزنید تا واژه پرداز Ms-Word   به جستجو  در متن به پردازد  حال میتوانید از گزینه Replace   جهت جایگزین کردن استفاده و یا جهت عدم تعویض Find  Next  را انتخاب نمایید   ضمنا برای پیدا کردن موارد بعدی در متن  نیز  از دکمه Find  Next   استفاده کنید

از دکمه Replace All   برای جایگزین کردن کل متن انتخاب شده است و تغییرات کل متن بدون سوال جواب استفاده می شود

استفاده از ابزار  غلط یابی املایی و دستوری :

برای اینکه غلط یابی املایی و دستوری را  در قسمتی از متن موجود در سند انجام شود بدین صورت عمل می کنیم 

ابتدا قسمتی که می خواهیم مورد بررسی قرار گیرد انتخاب می کنیم ( مارک دار یا رنگی می کنیم )  از منوبار منویTools   گزینه  Spelling  And Grammar     همچنین از از نوار Standard    دکمه  Spelling  And Grammar را که یک علامت چک مارک به همراه سه حرف انگلیسی Abc   میتوان استفاده می کنیم

برنامه  Ms-Word   کلمات  را با کلمات موجود در واژه نامه خود مطابقت می کند و در صورت عدم مطابقت با آن کلمات مورد نظر را به همراه کلمات پیرامون آن در کادر فهرست Not In Dictionary   نشان میدهد در این حالت کلماتی که در واژه نامه یافت نشود با کشیدن خط کنگره ای قرمز مشخص می نماید با مشاهده اخطار Ms-Word  که با کشیدن خط کنگره ای قرمز مشخص می کند  بعد از انتخاب دکمه  Spelling  And Grammar  به صورت گفته شده در بالا میتوان به روش های ذیل عمل کرد

1- اگر بخواهیم اشتباهات تک تک بیایند و بصورت غیر اتوماتیک انجام شود  از دکمه Change    استفاده می کنیم

2- برای اینکه یکی از موارد پیشنهاد شده را مورد استفاده قرار دهید بعد از اینکه گزینه مورد نظر خود را در کادر متن  Suggestions   انتخاب کردید  دکمه  Change   را بزنید

3- بر ای اینکه نمونه های اشتباه را در تمام متن بصورت اتوماتیک اصلاح نمایید  از دکمه Change All   استفاده کنید

4- اگر کلما ت شما در متن صحیح باشد ولی در واژه نامه نباشد میتوانید این کلمه را به واژه نامه اضافه کنید برای این کار از دکمه  Add  استفاده نمایید

5- برای اینکه اشتباه پیدا شده نادیده گرفته شود از دکمه Ignore   استفاده میشود 

6- برای  نادیده گرفتن تمام موارد میتوان از Ignore All  استفاده نمود

اضافه کردن سر صفحه و پاورقی :

سر صفحه و پاورقی در یک سند  قسمت هایی از متن هستند که در بالا و پایین تمام صفحات سند ظاهر میشود  مانند عنوان سند – نام سازمان – نام مولف – شماره سند و.......  می باشد که معمولا در سر صفحه و پاورقی اسناد قرار می گیرند حال فقط با نوشتن یک بار متن سر صفحه و یا پاورقی را تایپ نمایید تا در تمام صفحات درج شود

برای ایجاد سر صفحه و پاورقی :

 از منوی View  گزینه Header  And  Footer   را انتخاب نمایید  در این صورت ناحیه باز شده  متن مورد نظر را جهت سر صفحه  و یا پاورقی با فونت مورد نظر تایپ نمایید

شماره گذاری صفحات در Ms-Word  :

از منوی بار گزینه Insert    را انتخاب نمایید   سپس  Page Number  را کلیک نمایید  واز منوی باز شده وضعیت شماره گذاری که بالا باشد یا پایین و نیز در سمت چپ باشد – راست باشد یا اینکه وسط باشد انتخاب نمایید

آشنایی با تنظیمات صفحه و حاشیه در Ms-Word   :

گزینه Page Setup   را از منوی File   انتخاب می کنیم تا پنجره محاوره ای تنظیم صفحه (Page Setup)  باز شود در این پنجره در قسمت  Margins   تنظیم حاشیه صفحه موجود است

 شما میتوانی بالا    top   – پایین     bottom – چپ   Left  و  راست    right    صفحه را  تنظیم  نمایید

آشنایی با تعین اندازه کاعذ Ms-Word   :

گزینه Page Setup   را از منوی File   انتخاب می کنیم تا پنجره محاوره ای تنظیم صفحه (Page Setup)  باز شود در این پنجره در قسمت  Paper   را برای تعین اندازه کاعذ انتخاب می کنیم میتوان  از کاعذ های استاندارد خود Ms-Word  استفاده کنیم  یا اینکه خودمان به آن طول  و عرض کاغذ را بدهیم  

پیش نمایش چاپprint Preview در نرم افزار Ms-Word 

پیش نمایش چاپ دقیقا به صورتی که متن شما با چاپگر چاپ میشود در صفحه نمایش ظاهر میشود جهت دیدن پیش نمایش چاپ از آیکن آن در نوار ابزار که به شکل یک زره بین بر روی یک صفحه کاعذ است  و یا اینه از منوی File  گزینه   Print Preview   را انتخاب کنید برای خروج از این حالت دکمه Close  را بزنید

چاپ متن با چاپکر  در Ms-Word   :

از طریق منوی File   گزینه Print  را انتخاب تا پنجره محاوره ای  Print  باز شود در این پنجره گزینه های متفاوتی وجود دارد

گزینه All   : با انتخاب این گزینه تمام صفحات به چاپ خواهد رسید

گزینه Current  Page    : صفحه جاری یعنی همان صفحه ای که در حال حاضر در آن هستید به چاپ می رسد

گزینه Selection   :  با انتخاب این گزینه تنها صفحاتی که شما انتخاب کرده ایند  ( به وسیله موس یا صفحه کلید مشکی شده اند)

گزینه  Page   : برای چاپ  گروهی از صفحات متوالی با دادن شماره صفحه ها بدین صورت که اولین و آخرین صفحه  را در کادرموجود  نوشته و بین آنها  کاراکتر خط فاصله(  -  )  خالی را می گذاریم در این صورت صفحات درخواستی ما به چاپ می رسد

برای چاپ صفحات غیر متوالی با نوشتن شماره صفحات و گذاشن علامت ویرگول بین شماره ها این کار رامی کنید

طریقه کشیدن جدول

به مکانی در متن یا صفحه که میخواهیم جدول ما کشیده شود می رویم گزینه Table  را  از منوبار  انتخاب و سپس گزینه Insert  و در نهایت گزینه Table….  که دارای یک آیکن بشکل یک جدول است انتخاب می کنیم با این عمل پنجره Insert  Table  ظاهر میشود در قسمت Number Of Columns  تعداد ستون مورد نیاز و در قسمتNumber Of Row  تعداد ردیف های مورد نیازمان را تایپ  می کنیم و یا بوسیله پیکان های افزاینده و کاهنده تعداد آنها را تعیین منماییم  ودر نهایت دکمه Ok  را می زنیم

اگر بخواهیم از قالب بندی های خودکار  در جداول استفاده نماییم  دکمه Auto Format   را انتخاب می کنیم و بعد از انتخاب قالب بندی مورد نظر روی دکمه Ok  کلیک می کنیم

طریقه حذف  کردن ستون یا ردیف به جدول

در  ردیف یا ستون مورد نظر کلیک می کنیم از منوی Table    گزینه Delete  ودر نهایت Cells   را انتخاب می کنیم  پنجره  محاوره ای Delete Cells  ظاهر میشود که میتوان یک ردیف یا یک ستون و یا حتی یک خانه ( سلول ) را با آن پاک نمود

مستقیما نیز از طریق انتخاب آیکن ها میتوان  عملیات حذف ردیف هاو ستون ها را انجام داد  در  ردیف یا ستون مورد نظر کلیک می کنیم از منوی Table    گزینه Delete  ودر نهایت از طریق انتخاب آیکن ها   عملیات حذف ردیف هاو ستون ها  را انجام می دهیم

طریقه  اضافه کردن ستون یا ردیف به جدول

در  ردیف یا ستون مورد نظر که میخواهیم به آن اضافه کنیم  می رویم  از منوی Table    گزینه Insert   را انتخاب می کنیم  در این منو  4 گزینه به شرح ذیل  وجود دارد  

برای ایجاد ستون جدید در سمت چپ جدول در محل اشاره گر  از گزینه Columns  To  The  Left      استفاده میشود

برای ایجاد ستون جدید در سمت راست جدول در محل اشاره گر  از گزینه Columns  To  The  Right    استفاده میشود

برای ایجاد ردیف  جدید دربالای یک ردیف در محل  اشاره گر  از گزینهrows Above   استفاده می شود

برای ایجاد ردیف  جدید درپایین یک ردیف در محل  اشاره گر  از گزینهrows Below    استفاده میشود

آشنایی با نحوه اتصال تصاویر و تنظیمات تصاویر در متن :

جهت درج تصاویر این مراحل را انجام می دهیم  موس را در موقعیتی از صفحه که می خواهیم تصویر در آنجا درج شود قرار می دهیم  ازمنوی  Insert   گزینه Picture       و سپس گزینه   From  File  را انتخاب می کنیم  حال فایل تصویری مورد نظر را یافته و آن را انتخاب می کنیم و در پایان دکمه Ok    را می زنیم  توضیح اینکه میتوان از تصاویر موجود در برنامه Ms-Word  که در گزینه Clip Art    نیز استفاده نمود

ایجاد نمودار در متن :

از منوی Insert   گزینه  Object    واز پنجره باز شده گزینه  Microsoft Graph Chart        را انتخاب  ممی نماییم  دو پنجره در داخل متن نمایان میشود یک پنجره مربوط به داده های فرضی  است و دیگری نمودار این داده ها ی  فرضی می باشد  که میتوانید با کلیک کردن درون کاربرگ نمایش داده شده  «  داده ها    و نیز عنوان ها   را تغییر دهید   در این صورت نمودار با اعداد و عناوین جدید تغییر خواهد کرد

ترسیمات شکل در Ms-Word   :

از منوی  View    گزینه Toolbars    و سپس  Drawing      را انتخاب می کنیم  در این صورت  کادر نوار تر سیمات در قسمت پایین  محیط  Ms-Word  نمایان می شود این نوار شامل دو گروه  از دکمه ها  و منو هاست .

Draw    : جهت ویرایش اشیاء  و به منظور جابجایی  اشیاء گرافیکی  از یک لایه به لایه دیگر استفاده می شود برای این کار  ابتدا بر روی شکل گرافیکی  خود رفته و از منوی Draw  گزینه  Order     سپس از گزینه ها ارائه شده گزینه مورد استفاده خود را انتخاب می کنیم

 مانند این شکل آدمک که مشاهده می کنید و بصورت پشت زمینه   متن قرار گرفته است

جلو های ویژه با متن به وسیله Word Art    :

به کمک این دکمه میتوان متن را بصورت گرافیکی با جلوه های ویژه ترسیم نمود مکان نما را به محل مورد  نظر می بریم

بر روی آیکن به شکل A   خمیده پر رنگ و آبی رنگ ( Word Art  Insert   ) که  بر روی نوار ابزار ترسیمات است کلیک می کنیم در این صورت کادر Word Art Gallery    ظاهر میشود  نوع مورد نظر خود را با  کلیک موس انتخاب  و دکمه   Ok   را  با موس کلیک می کنیم  سپس متن مورد نظر را تایپ می نما ییم

استفاده از  Ms-Word  جهت کشیدن چارت سازمانی :

اگر بر روی دکمه  Insert Diagram Or Organization  Chart        که در کنار   دکمه ( Word Art  Insert   )     است کلیک کنید می توانید  از  پنجره ای باز شده  نوع دیاگرام را انتخاب و سپس به کشیده چارت سازمانی خود اقدام نمایید

چارت سازمانی را با جلوه های زیبا و متنوع میتوانید با ابزارهای موجود  کشید